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Jimdo: So erstellst Du eine Rechnung

Internet-Shops, selbst die kleinsten, müssen bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllen, um rechtskonform fungieren zu können. Es gibt Anforderungen in Bezug auf Inhalte, Services oder Funktionen. Eine davon betrifft die Rechnungserstellung.


Während bei kleinen Online-Shops die Rechnungserstellung „per Hand“ meist kein Problem darstellt, liegt es ab einem gewissen Umsatz nahe, das Erstellen und Versenden von Rechnungen zu automatisieren.


Jimdo selbst bietet keine Möglichkeit, Rechnungen aus dem System heraus automatisiert zu generieren, arbeitet aber eng mit dem externen Anbieter PamBill zusammen. In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du ein Nutzerkonto zur Rechnungserstellung bei PamBill einrichtest, es mit Deinem Online-Shop bei Jimdo verbindest, Einstellungen vornimmst – und dabei die 30-tägige unverbindliche Testphase nutzt.

Ist das mit Jimdo möglich?
Ja, über den externen Anbieter PamBill
Mit Zusatzkosten verbunden
Ja
Schwierigkeitsgrad
Mittel
Zeitaufwand
60-90 Minuten

Hinweis: Mithilfe des Rechnungstools von PamBill kann jeder E-Shop-Betreiber bei Jimdo komfortabel Rechnungen erstellen und Kunden verwalten. Da die Software speziell für Jimdo entwickelt wurde, ist sie auch zu 100% auf Deinen Online-Shop zugeschnitten und mit den E-Commerce-Prozessen bei Jimdo vollständig kompatibel.

Möchtest du allgemeine Informationen zum “Website erstellen” lesen?

Hier findest du einen Leitfaden zum Thema “Website erstellen” und einen Vergleich von Homepage Baukästen, mit dessen Hilfe du im Handumdrehen den passenden Anbieter für dein Website-Vorhaben finden kannst. Einen umfangreichen Testbericht zu Jimdo gibt es hier.

1 Bei PamBill anmelden und gratis testen

Id 605 Pam Bill Startseite Gross
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Damit Du Dir ein Bild von dem Rechnungstool machen kannst, rufst Du die Seite www.pambill.com auf und klickst auf den blauen Button „Jetzt kostenlos testen“ auf der rechten Seite oder auf die Schaltfläche „Gratis testen. 30 Tage kostenlos“ auf der linken Seite. Falls eine andere Sprache als Deutsch eingestellt ist, klickst Du in der obersten Leiste auf die jeweilige Sprache und es erscheinen mehrere Sprachen zur Auswahl. Wähle „Deutsch“ wenn Du eine deutsche Benutzeroberfläche wünscht.

Id 605 Pam Bill Anmelden Gross
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Der Klick auf „Kostenlos testen“ führt Dich zu einem Anmeldeformular: Fülle einfach alle Felder aus, klicke auf „Konto erstellen“ und aktiviere es anschließend, indem Du auf den per E-Mail zugeschickten Link klickst.  

Id 605 Pam Bill Einloggen Gross
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Du wirst automatisch auf die Login-Seite von PamBill geleitet, auf der Du Dich anmelden kannst.


2 Persönliche Daten und Firmenprofil einstellen

Id 605 Pam Bill Persönliche Daten Gross
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Im Backoffice von PamBill angelangt, wirst Du jetzt aufgefordert sämtliche Angaben zu machen, die bei der Rechnungserstellung eine Rolle spielen. Unter dem Reiter „Persönliche Daten“ bestimmst Du die Währung, die Zeitzone, das Datums-, Zeit- und Zahlenformat. Dein Vor- und Nachname ist bereits vorbefüllt. Anschließend klickst Du auf die Schaltfläche „Weiter“.

Nach dem Klick auf „Weiter“ folgt die Seite „Firmenprofil“. Das ist eine umfassende Seite, auf der Du einerseits sämtliche Angaben zu Deinem Unternehmen eingibst. Andererseits legst Du hier auch sämtliche Rechnungseinstellungen fest (nach der ersten Einrichtung machst Du dies im Menüpunkt „Dashboard“).

Id 605 Pam Bill Firmenprofil Gross
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Ganz oben auf der Seite kannst Du Dein Firmenlogo hochladen, wenn Du Deine Rechnungen personalisieren möchtest. Gehe in der Folge jeden Punkt einzeln durch. Mit einem roten Sternchen sind jene Pflichtfelder markiert, die Du in jedem Fall ausfüllen musst: Firmenname, Vor- und Nachname, Anschrift und E-Mail-Adresse sowie der Mehrwertsteuer-Satz, den Du verwendest. Wenn Du in Deinem Jimdo Online-Shop Produkte mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen anbietest, wird das auf der Rechnung auch korrekt wiedergegeben. Alle anderen Felder sind optional und können unausgefüllt bleiben.

Id 605 Pam Bill Firmenprofil Klein
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Wenn Du kein Kleinunternehmer bist, solltest Du den automatisch vorgegebenen Kleinunternehmen-Hinweis entfernen, indem Du den Text einfach markierst und löschst. Im unteren Bereich der Seite findest Du fünf Themenfelder, wo Du Informationen eingeben und praktische Einstellungen machen kannst. Unter dem Themenfeld „Bankdaten“ kannst Du Angaben zu Deiner Bankverbindung machen. Das ist optional und erscheint nur dann auf der Rechnung, wenn Du die entsprechenden Felder auch ausfüllst. 

Das Themenfeld „PDF-Einstellungen“ erlaubt Dir, das Layout Deiner Rechnungen zu verändern: Das Logo hochzuladen, Textausrichtung zu bestimmen und bestimmte Angaben ein- oder auszublenden. Die Optionen veränderst Du ganz einfach mit einem Klick auf den Schieber „an“ oder „aus“. In den Feldern „Format der Rechnungsnummer“ und „Format der Kundennummer“ bestimmst Du, wie die Rechnungs- und Kundennummer zusammengestellt werden: z. B. 1001/2016. Sobald Du die Felder ausfüllst, wird Dir automatisch auch eine Vorschau angezeigt. 


Im letzten Themenfeld „Maileinstellungen“ bestimmst Du die E-Mail-Adresse, die Deinen Kunden als Antwort-Adresse zur Verfügung steht, sowie einen Textvorschlag für die Betreff-Zeile und den Text-Teil des Mails.


Wenn Du alle Angaben gemacht hast und Deine gesamten Einstellungen erledigt sind, klickst Du auf den ganz unten rechts platzierten Button „PamBill starten“.


3 PamBill mit Jimdo verknüpfen

Id 605 Pam Bill Dashboard Gross
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Nachdem Du auf „PamBill starten“ geklickt hast, wirst Du in der Regel aufgefordert, Deine PamBill-Seite mit Deiner Jimdo-Seite zu verknüpfen. Alternativ kannst Du auch im Menü oben das „Dashboard“ aufrufen, mittels dem Du all Deine Einstellungen verwalten kannst. Auf dieser Seite gibst Du einfach die Internet-Adresse Deines Jimdo-Online-Shops sowie Dein Passwort bei Jimdo ein und klickst anschließend den Button „Mit Jimdo verbinden“. Dadurch können Bestellungen im Jimdo Online-Shop von PamBill automatisiert übernommen werden. Du kannst zudem Shop-Daten bei Jimdo als CSV-Datei speichern und diese bei PamBill einfach hochladen.


4 Rechnungen erstellen und versenden

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Um zu einer Übersicht über die Bestellungen aus Deinem Jimdo-Shop zu gelangen, klickst Du auf den großen, oben rechts platzierten Menüpunkt „Rechnungen“. Hier kannst Du Rechnungen generieren, ausdrucken, per E-Mail verschicken oder auch löschen. Du gehst einfach auf das Zahnrädchen-Symbol rechts und wählst die gewünschte Funktion.

Id 605 Schritt 10A Neu
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Den einzelnen Bestellungen kannst Du auch einen Status zuweisen, damit Du den Überblick behältst, welche Rechnung bereits bezahlt oder welche Bestellung schon versandt wurde. Dazu setzt Du ein Häkchen bei der gewünschten Bestellung (links) und wählst anschließend eins der unterhalb der Liste angebrachten Symbole: neu, gedruckt, bezahlt oder verschickt.

Id 605 Schritt 11A Neu
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Ebenfalls kannst Du alle oder auch nur ausgewählte Rechnungen als .zip-Datei verpacken oder als CSV-Datei importieren. Zu diesem Zweck setzt Du ein Häkchen bei den gewünschten Bestellungen und wählst das linke Ikon für eine .zip-Datei oder das rechte für einen CSV-Import.


5 Kundendaten verwalten

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Unter dem Menüpunkt „Kunden“ – zu finden in der oberen Leiste – kannst Du Deine Kundendaten verwalten. Beim Import aus dem Jimdo-Shop bekommt jeder Kunde automatisch eine individuelle Kundennummer, sodass Benutzer, die mehrmals in Deinem E-Shop eingekauft haben, von PamBill automatisch erkannt werden. Auf diese Weise entstehen keine Dubletten. Auch hier – ähnlich wie im Menüpunkt „Rechnungen“ – findest Du bei jedem Datensatz das Symbol eines Zahnrädchens. Wenn Du den Datensatz bearbeiten willst – also die Kundendaten ändern oder ergänzen –, klickst Du auf das Zahnrädchen und anschließend auf „Kunden bearbeiten“. Wenn Du dagegen den Datensatz entfernen möchtest, wählst Du die Option „Kunden löschen“ und anschließend bestätigst Du Deine Entscheidung mit einem Klick auf die Schaltfläche „löschen“.

Im Menüpunkt „Berichte“ findest Du Statistiken über Deine Umsätze sowie verschickte, bezahlte und unbezahlte Rechnungen. Du kannst Sie filtern, indem Du auf das kleine Kalender-Symbol rechts klickst und einen vorgegebenen Zeitraum wählst oder Deinen eigenen definierst. Dazu wählst Du die Option „eigenes“ und gibst in dem Pop-Up-Fenster ein Datum „von – bis“ ein. (Schritt-12a-neu.png und 12b-neu.png)


Hinweis: Nach der Testphase kannst Du Dich bei PamBill zwischen zwei Preismodellen entscheiden. Der Tarif BASIC Plan kostet 5,95 EUR monatlich und richtet sich an kleine E-Shops, die im Monat bis zu 50 Rechnungen benötigen. In dieser Preiskategorie kannst Du importierte Rechnungen einzeln editieren und auch Dein Logo platzieren. PROFESSIONAL Plan kostet 11,95 EUR im Monat und setzt keine Limits in Bezug auf die Anzahl der Rechnungen und erlaubt darüber hinaus, zusätzliche Rechnungen für Bestellungen zu generieren, die im E-Shop nicht erfasst worden sind. Also wenn ein Kunde beispielsweise etwas telefonisch oder auf einer Messe bestellt hat.


Quellenangaben:

http://de.jimdo.com/2014/06/23/rechnungen-erstellen-mit-pambill/ (Abgerufen am 29.11.16) 
http://handelsregister-online.net/HRA-HRB-handelsregister.cfm (Abgerufen am 29.11.16) 


Der Autor
Kinga Rybinska Kinga Rybinska Kinga Rybinska
Kinga Rybinska
Seit 2012 bin ich als freiberufliche Journalistin, Autorin und Online-Konzepterin tätig und lebe in Berlin. Ich schreibe für Print- und Online-Medien, unterstütze Unternehmen und Einzelpersonen bei der Suchmaschinenoptimierung und konzipiere Webseiten für unterschiedliche Branchen. Meine Themen-Schwerpunkte reichen von Internet und Marketing über Textilwirtschaft und Mode bis hin zu Haustieren.